Welche Vorteile hat ein digitales Rechnungseingangsbuch?

Elektronische Rechnungseingangsbücher bieten sowohl die Vorteile von herkömmlichen Rechnungseingangsbüchern als auch eine Reihe von weiteren Vorteilen. Sie vereinfachen den Überblick über alle eingehenden Rechnungen und erhöhen damit die Transparenz der Finanztransaktionen im Unternehmen.

Des Weiteren machen sie fortgeschrittene Suchfunktionen verfügbar, die Unternehmen dabei unterstützen, die gesuchten Rechnungen schnell zu finden und Duplikate zuverlässig zu identifizieren. So können Sie beispielsweise verhindern, dass Sie die gleiche Rechnung doppelt bezahlen. Weitere Vorteile sind:

• Automatisierung des Rechnungseingangs. Beispielsweise werden Rechnungen automatisch geprüft, ob sie alle vorgeschriebenen Angaben enthalten.
• Unterstützung von Fachabteilungen bei finanziellen Anfragen. Falls beispielsweise das Controlling mal Informationen zu einer bestimmten Rechnung benötigen sollte, um einen Sachverhalt zu klären, kann das Dokument schnell gefunden werden.
• Eine Vermeidung oder Reduzierung von Fehlern wie beispielsweise Zahlendrehern, die bei einer manuellen Bearbeitung öfter passieren können.
• Die Prozessautomatisierung und die damit verbundene Effizienzsteigerung bietet oft die Möglichkeit, einen Mitarbeitermangel in der Buchhaltung (zum Teil) auszugleichen.
• Durch die neue Transparenz, die entsteht, wissen Sie immer Bescheid, bei welchen Rechnungen wann die Zahlungsfristen ablaufen. Das ist insbesondere für Unternehmen relevant, die täglich viele Rechnungen erhalten.
• Sie können Monatsabschlüsse schneller durchführen.
• Gesetzliche Anforderungen wie das GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) lassen sich leichter einhalten.
• Unterstützung bei der Ermittlung der abzugsfähigen und der zu zahlenden Umsatzsteuer

Fazit

Das Rechnungseingangsbuch dient der zentralen Erfassung von eingegangenen Rechnungen in chronologischer Reihenfolge.

Die Führung eines Rechnungseingangsbuches kann sich für viele Organisationen als durchaus nützlich erweisen. Sie bietet eine bessere Übersicht und Transparenz über Rechnungen und finanzielle Transaktionen im Unternehmen. Beim Einsatz eines digitalen Rechnungseingangsbuches können Sie mit weiteren Vorteilen rechnen – vor allem aufgrund der Automatisierung der Prozesse.